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企業自動化

以下是「企業自動化」產品操作手冊


在今天數位化的時代裡www能幫助您的企業做什麼?您的企業如何透過www來整合「客戶」、「員工」、「產品」?


這就是本產品的目的。就像飛輪一樣,剛起步時很重很慢,轉了一圈又一圈後,等到滾轉平順後根本不需要再出力,飛輪的慣性(企業自動化)已使它自動轉得跟飛的一樣,「客戶」、「員工」、「產品」就像飛輪的三角形頂點,
在經過本產品有效率地整合後它們會互相加速且愈轉愈快,終於大幅提升了您企業的競爭力。


本自動化系統已經過市場洗鍊過例如基隆地方法院、花蓮縣高等及地方法院等等企業均正常上線使用中,如果再有任何問題可按「問題反應」寫信給我們,或是用SkyPe(Skype帳號michael.yang1963)與我們連絡將立刻改善。


本自動化是採用開放性的架構,依據SQL標準在Apache平台來開發的整合性系統,非套裝應用軟體可比擬,全世界各地均可透過Inter Explorer 或是Mozilla Firefox(我們已做到兩者相容)連進來使用。


使用者介面採問卷者的習慣,只要拉拉點點儘量避免打字,畫面是所見即所得,且已輸過的資料不用再次輸入「已有的資料庫直接拉給下個資料庫使用」達到資料全面正規化。


本自動化系統分為「人事系統」、「會計系統」、「營業系統」「自動備份系統」、簡要如下:
甲、 內建帳號、密碼:
i. 內建帳號 admin
ii. 內建密碼 password
乙、 網址
i. 本機網址是http://127.0.0.1
ii. 所有程式->附屬應用程式->命令提示字元 輸入 ipconfig 可知本機的ip 您可到另一台電腦上,在IE的網址輸入「網站主機的ip(剛剛取得的ip)」就可連線。
丙、 人事系統:

i. 部門管理。
1. 畫面就像Excel一列列儲存格,讓您整批做修改。
2. 如果修改了部門名稱則登入時的選單也就跟著改變。
ii. 員工基本資料建檔。
1. 新增修改刪除均在同一畫面,一列列的儲存格操作有效率。
2. 建立員工資料例如帳號、密碼、到職日、離職日、緊急連絡人等,甚至狀態更改為「去職」則該員就無沒登入系統,但該員工的資料均保留成歷史資料。
iii. 單一帳號系統。
1. 員工有兩套帳號,一套是明的(上述的帳號密碼員工知道)是使用者登入時用的,另一套是暗的是管理者指定的職務帳號(員工不知),當員工登入後,職務帳號就接管了使用者帳號,如此達到職務代理及文件繼承的目的。
2. 在員工職務設定中,先選部門再建選人,再去建職務帳號,例如會計室簡碼是acc則會計室成員的職務帳號分別是acc00(00是主管)、acc01、acc02、acc03
3. 員工依不同角色被設成不同的職務帳號, 登入後就會出現不同的系統,但如被設成總經理主管(admin00)者則登入後會出現所有系統。
iv. 權限管控。
1. www的系統全世界各地都能用,權限管理必須要百分之百的嚴謹,否則企業內重要資料有可能外洩。
2. 本系統權限管控到每一支程式,「誰可以使用」、「那些ip可使用」、「不能使用時做何處置」真正達到百分之百的嚴謹地步。
3. 在「權限」的下拉式選單中如果選擇了開放,則「使用者」欄會出現X表示所有人均能使用,如果選擇了管制,並確認修改後則「使用者」欄會出現使用者的超連結,按下去指定那些人可以有權限使用該程式,沒有被指定者則沒有權限使用該程式。
4. 按下使用者的超連結將彈出新視窗做某支程式的權限設定作業,空白欄可以指定一個接一個的「職務帳號」或是「部門簡碼」(該部門全部均可使用)儲存內容後立即成效。
5. 如果職務帳號設成總經理主管(admin00)則不受上述權限管控影響。
v. 打卡記錄。
1. 省下打卡鐘的錢及人工統計的時間,工作全部由系統幫您完成。
2. 如在權限管控下把perMorning.php設成只於許\\\內部ip可用,則只能在辦公室內電腦打卡。
3. 第一個畫面是查詢,您必須下條件例如員工姓名、日期範圍後再按下「尋找」的按鈕才能找資料(以後的查詢介面均同)。
4. 尋找到的資料您可以按「列印」 輸出到印表機(以後的查詢介面均同)。

丁、 會計系統:

i.客戶管理。
1. 同上所述第一個畫面是查詢,在「尋找」按鈕以上的欄位均是查詢的條件,必須下條件並按「尋找」按鈕後才能看到資料,如果按新增則出現15筆全新空白讓您輸入資料。
2. {}代表下面資料,當畫面開啟時游標會停在最左邊第一格上,您可依畫面由左至右逐筆輸入資料,並按Tab跳下一筆。
3. 按「確認新增」整批輸入新資料。
4. 打勾「刪除」或修改某些欄位資料並按「確認修改」則整批修改舊資料。
ii. 帳目明細。
1. 本系統是模擬填寫真實發票狀況,金額會自己加總、5%營業稅會自動計算、支票自己會合計、進度自己會修正。
2. 點進去時馬上顯示銷項未結的案件,讓您一目瞭解公司應收帳款的情形且金額會自動加總。
3. 同理在「尋找」按鈕以上的欄位是查詢的條件,您可以下各種條件知道應收帳款的進度等狀況。
4. 點新增發票,進入發票管理,此時游標停在左上第一個,您可用Tab跳格。
5. 體貼的使用者操作介面,先縮小範圍再讓您去選。輸入客戶簡稱後按tab系統自動去尋找客戶資料庫,如果只有一筆則把受買人、地址、統編帶出來,如果有兩筆以上客戶則彈出下拉式選單讓您去選擇,如果比對不到客戶則出現警示客戶不存請先到客戶管理去建立,例如輸入「成」按tab資料庫就把「成立電腦」及「成功\\\運輸」兩筆資料彈出新視窗讓您用下拉式選單選擇其中一筆客戶。
6. 進度區分為「開立」、「已送出但未收款」、「收到未兌現支票」、「已收款」,「結案」、「已作廢」、「收到進項單據」,不同狀況系統會根據實際狀況自動調整進度。
7. 「回選單」是回到查詢沒有資料畫面,而「回上頁」是指回到剛才下條件查詢的狀態,例如查詢進度是「結案」並點修改開始修改,如果點回上頁則回到查詢結案的狀態,點回選單則回到資料的查詢畫面。
8. 在修改時可以記錄收款情形,是收到現金或是支票,並記錄支票的詳細情形,多筆支票會自動加緦,支票到期時系統會出現紅色警示且如果兌現則進度自動變成「結案」。
iii. 收支報表
1. 是一個「收入」及「支出」平衡查詢報表,您可以下各式條件去查詢公司的財務狀況,尤其在計算利潤時方便計算出某一經辦人做了多少案子,應繳多少稅。
2. 收入金額會自動加總,支出金額也會自動加總。
3. 每一筆帳都是收入金額-支出金額=餘額 所以公司「最後餘額」是餘額的最後第二格所顯示。
4. 列印就是輸出報表到印表機。
iv. 利潤分析表
1. 公司老闆最關心的是「一個案子扣除管銷費用還有多少盈餘」,即該案公司到底賺了多少錢,本系統就是要幫您計算出每個案子的成本分析。
2. 點了新增分析表,訂單號碼隨便打,客戶簡稱同上般操作,依序Tab輸入下一筆資料。
3. NTD代表台幣,幣別可選美金或是台幣,且系統自動做入帳匯率計算,您每加一項系統就自動會幫您做計算,最後得到利潤、營業稅、總銷貨金額及總銷貨成本(美金自動轉成台幣)。

戊、 營業系統:

i. 交辦事項。
1. 只有營業課主管sale00及總經理主管admin00可以「新增」、「刪除」交辦事項,而營業課成員sale01、sale02 等營業課組員只能被交辦事項。
2. 且主管登入才看到金額,否則沒有權限看到。
3. 第一個畫面是尋找,要下條件並按「尋找」才能看到資料。
4. 進度分為「主管交辦」、「等待回覆」、「執行中」、「做完」、「結案」,系統會視實際情況自動調整狀態,例如進度為「主管交辦」、「等待回覆」、「執行中」且結束日期超過現在則系統自動跳到「異常」的進度。
ii. 統計管理。
1. 就是自動畫出做交辦事項的統計圖表(pie chart)。
2. 可依進度、日期範圍下條件去統計工作量百分比率。
3. 自動計算出每個員工的工作量,好讓老闆在打考績時做依據。
4. 如果不想讓每個員工看,則可以在權限管控中限制使用者。

己、 自動備份系統:
i. 在c:/customer/backup/目錄下會有每天的定期備份,其檔名是用日期來命名,例如20080229.out代表2008年02月29日以前(含當天)的所有資料 ,這是資料庫的全部詳細內容非常重要。
ii. 請您記得把它考貝出來做異地備援,如此您的系統將會萬無一失;假如有一天您整台機器都燒掉了,端看您取出的資料庫備份是那一天,只把它Restore 回資料庫,則那天以前辛苦輸入的資料就全部回來了。
iii. 考貝出來的檔案也是標準的SQL格式,可裝在任何標準的SQL資料庫中,例如微軟的MSSQL、甲骨文的Oracle、IBM的DB2,只要正確的Restore就可以重建一模一樣的網站主機。



 
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