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物品管理及請領簽核系統

物品管理及請領簽核系統

第一部份 物品管理系統
一、物品分類系統
1.區分消耗品、非消耗品並容易查詢。
2.參考政府總務物品分類總則,物品管理員可以自行定義,新增、修改、刪除,並能以該資料庫維內容為原則,便於前單平台(登入資料)開窗選擇相關物品資料。
二、物品基本資料建檔系統
1.物品編碼、放置地點
2.容易管理,且系統自動做計算,正確掌握庫存量
3.財產編號、品名、規格、數量
三、安全庫存管理系統
1.物品管理員非常容易了解庫存數量,凡低於設定的安全庫存量就警示告知。
2.料件如被請領出則總量會被減掉,同理新購,則系統自動加回數量,隨時顯示倉庫的現有庫存量,讓有權限者隨時掌握現有庫存量。
四、物品管理員請領、新購、管理物品系統
1.便於物品管理員管理物品,應有多條件查詢資料,只要下查詢條件就可以找到交集的資料、如此能高效率管理物品。
2.為了便利性物品管理員可以代同仁請領物品,但帳目必須算在該同仁身上。
3.依權限不同,各種不同權限者看到的查詢畫面不同,總務科長、管理員、一般員工看到的畫面均不同,各司其職。
4.物品數量均由系統自動加減,減少物品管理員的負擔。
五、盤點作業系統
1.按照大賣場如家樂福等作業模式進行
2.報表中有各物料的現有存量、各分類的現有存量、倉庫所有物料的總量並可多條件查詢資料。
3.依物品管理員時間調整,可以每次盤點某一小部份份後存檔,如此聚沙成塔把全部物品盤點完。
六、月結作業系統
1.即俗稱的過帳作業,根據盤點作業的結果產生報表。
2.過帳完的月份就只能查詢不能再增修刪。
3.過帳完的物品數量就是製作報表的數據資料。
七、製作結存表
1.列印上月結存數、本月請領數、本月新購數、本月結存數
2.依日期、科室、物品分類、消耗/非消枆物品為條件查詢製作上述報表。
八、製作增購物品明細報表
1.統計某一分類的物品在某一時段之下的新購數量為何
2.依日期、科室、物品分類、消耗/非消枆物品為條件查詢製作上述報表。
九、製作領用料件明細表
1.統計某一份類的物品在某一時段之下,某一同仁對某一物品的請領數量為何
2.依日期、科室、物品分類、消耗/非消枆物品為條件查詢製作上述報表。

第二部份 線上請領、新購、簽核
一、線上請領及簽核作業
1.同仁線上請領物品,系統自動加減數量。
2.同仁請領後該科室的單位主管簽核同意、不同意、其他意見。
3.簽核流程:領用人申請→單位主管簽核→總務科長簽核→官長簽核→物品管理員結案
4.簽核的日期及時間必須要詳細記錄並簽核的過程必須要有明確的記錄。

二、列印紙本清單作業
1.不方便簽核的同仁,總務科為方便他人作業可同時以紙本簽核的方式作業。
2.列印出所有請領物品的人員及物品清冊,送給長官整批蓋章同意。
3.同意後的請領清冊,物品管理員也是整批在電腦上做結案的動作。

 
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